Des autorisations d’absence sont accordées aux représentants syndicaux lorsqu’ils prennent part, en cette qualité, à des réunions de travail convoquées par l’administration ou lorsqu’ils participent à des négociations prévues par le titre II du livre ii.
ASA pour siéger dans certaines instances :
Les organismes ouvrant droit à l’autorisation d’absence mentionnée à l’article R. 214-36 sont, pour les représentants syndicaux et les experts appelés à y siéger :
Le Conseil commun de la fonction publique (CCFP).
Le Conseil supérieur de la fonction publique de l’Etat (CSFPE).
Les comités sociaux d’administration (CSA).
Les commissions administratives paritaires (CAP).
Les commissions consultatives paritaires (CCP).
Le Conseil économique, social et environnemental ou les conseils économiques, sociaux et environnementaux régionaux (CESE ou CESER).
Les formations spécialisées (FS) en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail compétentes ou, à défaut, les comités sociaux d’administration.
Les conseils médicaux.
Le comité interministériel d’action sociale (CIAS).
Les sections régionales interministérielles et les commissions ministérielles d’action sociale (SRIAS).
Les conseils d’administration des organismes sociaux ou mutualistes, y compris les organismes de retraite.
Les organismes publics chargés de promouvoir la diversité dans la fonction publique.
Les conseils d’administration des établissements de santé et des établissements d’enseignement.

Pour chaque département ministériel, la liste des instances de concertation dont les réunions peuvent justifier des autorisations d’absence au titre du présent article peut être complétée par arrêté du ministre chargé de la fonction publique et du ministre intéressé.
L’article R. 214-36 prévoit qu’une autorisation spéciale d’absence est accordée aux représentants syndicaux titulaires et suppléants, ainsi qu’aux experts, sur simple présentation de leur convocation ou du document les informant de la réunion des organismes mentionnés à l’article R214-42.

Durée des ASA :
L’article R214-11 prévoit que la durée de ces autorisations comprend :
• les délais de route ;
• la durée prévisible de la réunion ;
• un temps égal à la durée prévisible de la réunion qui est destiné à permettre aux représentants syndicaux concernés de préparer ces travaux et d’en assurer le compte rendu. Tout règlement intérieur d’instance peut prévoir une durée supérieure. Par exemple, le mandat à la CCPS côté travail – santé – solidarités prévu par l’accord ministériel concernant la protection sociale complémentaire prévoit le double de ce temps pour cette instance. 

REMARQUE : Le remboursement des frais de déplacement des agents participant aux réunions est prévu par les textes relatifs aux instances. Le principe est que seuls les frais exposés par les personnes convoquées (titulaires, suppléants lorsqu’ils remplacent un titulaire et experts) sont justifiés par une obligation et, de ce fait, pris en charge par l’administration. 
Les frais de déplacement des suppléants, lorsqu’ils désirent assister à une séance à laquelle ils ne sont pas convoqués (parce que le titulaire est présent), ne sont donc pas pris en charge par l’administration. Côté travail – santé – solidarité, dans la majorité des cas, aucune distinction n’est faite entre titulaires et suppléants (à vérifier dans le règlement intérieur de l’instance).
Les modalités de remboursement sont déterminées par le 5eme alinéa du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 (modifié par le décret n°2019-139 du 26 février 2019 – art. 2) fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnées par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.